Hablaba en la entrada anterior sobre gestión de tareas y del tiempo. Y leyendo la entrada de Luiz en ConGestion me veo en la necesidad de reconocer lo difícil que es gestionar adecuadamente una reunión. Me refiero a todos los tiempos que tiene una reunión, el pre-, el post- y la reunión en si.

Tienen por estos lares (¡uf! como estoy) cierta tendencia a usar las reuniones como vía de escape del quehacer diario. Esto lo encuentro en muchas ocasiones en mis reuniones con cliente. De esta forma tus interlocutores no se plantean otra cosa ese día que la reunión ya que les sirve de parapeto o escusa para que no les llueva el día-a-día.

También nosotros nos dejamos querer. Una reunión sin hora de salida es un día seguro en el que te puedes alejar del estrés de la oficina, las interrupciones o los incendios varios.

No hay que desdeñar la componente social, esa es importante, pero sin límite ni estructura no puede ser.

Y es que una reunión tiene que tener bien definido un plan. En el que cada uno de los asistentes pero en especial tú se encarga de:

Pre-Reunión

• Circular correo con temas a tratar y agenda de tiempos.
• Prepararse los temas que se van a tratar.
• Repasar últimas actas y cuestiones por si surgen preguntas.

Reunión

• Hay que tomar notas claras de lo que se trata
• Pedir aclaraciones ante cualquier duda. Mejor parecer tonto que serlo luego.
• Impedir desvíos ni entrada de cuestiones fuera de agenda
  • se toma rápida nota pero se planifica para otra reunión.
• Se dedican al menos los últimos 10 minutos a repasar las notas para cerrar un acta conjunta.

Post-Reunión

• Tener reservadas a continuación unas horas para:
  • Con esas notas claras y repasadas hacer una acta prontamente.
  • Comenzar cuanto antes a actuar.

Así se ve lo importante del pre-reunión. Si no hemos definido bien la agenda en tiempo y temas, la reunión se alargará de forma indefinida y terminará de forma abrupta (casi siempre por cansancio o interrupción externa) con lo que ni se habrán tratado todos los temas, o se habrán tratado otros. Ni habremos podido dedicar el tiempo a repasar los temas y por tanto no hay consenso o no se detectan malos entendidos.

Como se ha tratado de todo las notas son un montón de frases sueltas que hay que desmarañar. Y al no tener tiempo definido de reunión, no puedes tener unas horas a continuación para hacer el acta.

Al final pasan varios días antes de poder mirar esas notas que ahora no parecen tuyas y jurarías que faltan hojas. El inicio de las actuaciones ya se ha torcido.

Y es que es difícil, pero al igual que todo en esta vida, una reunión o se hace bien o mejor no se hace.