El Proyecto es la solución

Los que me seguir (¿hay alguno?) habréis visto aquí y aquí que una de mis principales preocupaciones es cómo conseguir motivar e implicar a mis compañeros para recuperar el espíritu y diversión que no hace tanto tiempo teníamos.

Me habré preguntado muchas veces que hacer, lo sigo haciendo. Y había llegado ya a una conclusión que sin embargo Pablo ha explicado mucho mejor y es que la solución son los proyectos concretos, los retos concretos. No puedo pretender que crean en la empresa que se motiven por ella. Sólo lo harán por un proyecto concreto que les ilusione.

Lo veo todos los días.Si hablas del maratón o de tal o cual gadget se enganchan contigo, si hablas de nuestros proyectos se apagan.

¿Pero cómo hacerlo?

Estos días he barruntado 2 proyectos internos. Partimos del hecho de que todos estamos desbordados. Esa es la respuesta que toda propuesta de cambio tendrá así que ya no me amilano.

El primero está orientado a cómo acometer las nuevas revisiones de nuestros productos. Para ello desde luego les concedo que es necesario “aislarse” y “concentrarse” de lleno en ello. ¿Podemos? ¿Quienes? Mi plan sería dividir todos los equipos en 2 y con el evidente sobresfuerzo necesario hacer mini proyectos a 3 meses en los que un equipo se dedica exclusivamente a desarrollar lo nuevo, con deadlines precisos mientras el otro se “come” todo el soporte y mantenimiento. A los 3 meses se ha de completar ese ciclo del proyectos y se cambian los equipos.

¿Qué busco con este esquema? Busco motivarles, que se vea el fin del túnel. Evidentemente esas versiones se harán de una u otra forma, pero estoy buscando la “mejor”, aquella más ilusionante puesto que creo que esa ilusión se nota en cada esquina del software y en la calidad del código.

Mi otra idea, también orientada a motivar e implicar en el avance de la empresa, es proponer un plan semestral en el que cada 6 meses cada equipo debe proponer un proyecto de I+D propio, algo que quieran hacer, no necesariamente relacionado directamente con nuestro producto actual o clientes, sencillamente aquello que se les ocurra y sea interesante. No tiene que ser ni siquiera algo que ellos tengan que hacer directamente. Deberán defenderlo y competir con los otros puesto que todos deberemos votar cual de ellos se lleva adelante en ese semestre.

El equipo que gane tendrá que liderar el proyecto y verá como su iniciativa se lleva adelante. Espero que con ello vean que dejan su impronta en la empresa, que la empresa, que sus compañeros, contamos con ellos y sus ideas.

Evidentemente busco innovar. No puedo llegar a los extremos de Julen o Dioni pero es mi humilde plan. Veremos si logro llevarlos adelante.

15 comentarios en “El Proyecto es la solución

  1. Me he encontrado recientemente con un problema similar. Teníamos verdaderas dificultades con un servicio (división) y lo vamos solucionando poco a poco de la siguiente manera, que no sé si te podrá servir de modelo: hemos arrancado con una acción formativa y práctica, de manera que aprenden nuevos conceptos y métodos mientras arrancan un proyecto. Hemos instaurado dos grupos en paralelo, con dos proyectos absolutamente independientes, que no se dedican a tiempo completo, sino que semanalmente “abandonan” los quehaceres diarios para dedicarse exclusivamente al nuevo proyecto. Cada sesión se acompaña de una puesta en común, donde se lleva a cabo la intercomunicación entre proyectos y grupos y así todos aprenden algo de los demás: unos lo exponen (retos, dificultades, ideas, necesidades,…) y otros exponen. Después intercambian los papeles. Además, preveemos al final que puedan presentarlo ante el resto de compañeros. Ah! además se lo certificamos como formación interna.

    ¿Te has parado a pensar si también es una cuestión de oportunidades de aprendizaje? Los equipos potentes necesitan combustible contínuo y si la curva de aprendizaje se aplana peligrosamente, algunos quizás se planteen abandonar el barco… Suerte!

  2. @Anna muchas gracias por tus comentarios. Me parece una idea interesante, me gusta mucho la puesta en común. ¿Ese abandono semanal es completo? Es decir el grupo está toda la semana con el proyecto mientras el otro no? Yo he pensado en 3 meses por darles el “gusto” de disfrutar largo de un proyecto pero pensándolo mejor quizá es excesivo. Un mes podría ser una medida razonable.

    ¿Formación? Desde luego que de eso algo hay. Pero sin motivación las sesiones de formación tampoco son efectivas. A lo largo del tiempo he ido viendo que se aprende mucho más con cursos de formación “en medio” de un proyecto que antes. Así la gente ya ha trabajado el asunto y asisten con verdadero interés y preguntas a los cursos.

  3. Una solución es combinar trabajo “funcional” habitual con trabajo por proyecto. Quiero decir que quizá no debemos forzar para llevar todo al concepto proyecto. Para mí la idea que sí hay que trabajar es la de “equipo reducido” (5-7-10 personas, no más). Pero las personas pueden tener sus responsabilidades más permanentes y combinar el trabajo cotidiano con la participación en proyectos, que también podemos llamar equipos de mejora o cosas parecidas.
    Saludos.

  4. No, no es completo. Un día a la semana “abandonan” el trabajo cotidiano para hacer exclusivamente proyecto en grupo. Lo que hacen va en la línea de lo que dice Julen: escogen un proyecto de los que hay encima de la mesa y combinan formación y proyecto. Por tanto, la formación es a medida según necesidades del proyecto: a medida que avanzan demandan en un sentido o en otro y todo lo que aprenden lo vuelcan de manera directa e immediata en la realización del proyecto. Al final de cada sesión de trabajo se establece que debe hacer cada integrante en los días siguientes hasta la nueva puesta en común
    – los que llevan el proyecto, avanzan en las tareas en base a los hitos que se hayan marcado. Les hemos trasladado la responsabilidad de autoorganizarse y funciona a las mil maravillas
    – El responsable orgánico y funcional del grupotoma las decisiones necesarias y escala peticiones para cada etapa de manera que no se frene el proyecto.
    – A mi me toca la parte de soporte (o directo o diferido, depende) y apoyo: resolución de dudas y cuestiones técnicas, pero también cohesión de grupo. Utilizamos el hecho de que no soy personal del servicio para actuar como catalizador, de manera que el hecho de no estar posicionado en un grupo con un conflicto interno nos sirve para detectar los puntos de divergencia, sobre los que ponemos solución a medida que afloran.

    Seguramente rompe con la concepción más tradicional que tenemos todos de un proyecto, ¿no? Y como bien dice Julen, los grupos han de ser reducidos. En nuestro caso, sumándome a mi, 4 personas.

  5. @julen muchas gracias por tus ideas (que honor tenerte por aquí 😉 ). Nuestra organización entrega el producto en forma de servicio (ahora lo llaman SaaS pero ya llevamos más de 10 años) y las extensiones y nuevos clientes se llevan en forma de proyecto. Pero para mi el problema es que hemos perdido el empuje de la innovación que antaño tuvimos. Es en ese sentido que tengo el problema tanto de motivación como de innovación. El resolver las necesidades, incidencias y cambios que los clientes necesitan es necesario pero creo que nos esta restando el empuje necesario para avanzar. Es eso lo que no sé como resolver.

    A la hora de combinar la innovación siempre sale perdiendo. Empezando por mi y siguiendo por el resto de responsables siempre nos encontramos superponiendo la resolución de problemas y cambios de clientes a los proyectos I+D. Es por eso que quiero pedirles/pedirnos un esfuerzo: sacrificarnos la mitad en pos del objetivo en tandas de 1 a 3 meses. Yo “prometo” contar sólo con la capacidad de respuesta “reducida” que eso significará a cambio de ver por fin el “final del túnel”.

  6. @Anna Y con 1 día a la semana ¿Avanzáis a buen ritmo? La formación me imagino que no podrá ser 1 día a la semana ¿No?

    Con lo que veo que cuesta “retomar” los temas, el tiempo de “calentamiento” ¿Realmente es productivo un día? Es que veo que se acaba el día y no han llegado a “coger” el proyecto.

    Todo lo de puestas en común y compartir experiencias me encanta. Lo intentamos hace tiempo, planteamos hacer una puesta en común mensual, cada mes un equipo tenía que elegir entre sus proyectos el que presentarnos a todos y defender sus decisiones (constructivamente). Pero también se nos cayó. El personal tampoco le “gustaba” mucho ponerse en frente de los demás 😦

    Tengo que tratar vuestras ideas con el responsable de desarrollo a ver que “mezcla” planificamos.

    Muchas gracias.

  7. Quizás 1 día a la semana es justo dependiendo del proyecto, pero yo no los destinaría “full-time” durante un período al proyecto, proque todo el mundo sabe lo que te espera cuando vuelves a la mesa de trabajo. No ha de costaros mucho dar con la fórmula, piensa que yo te estoy hablando de una Administración Pública (!!!). El modelo es que son funcionarios vitalicios, que si hacen o no hacen no pasa nada y que sólo se implican si es voluntariamente, que no los puedes forzar ¿Se te ocurre un entorno menos amable? 😉 ¡Suerte con la decisión!

  8. Luis, lo de presentar proyectos de I+D, es peligroso si luego no tiene salida, me acuerdo que cuando estuve en la misma idea que tu, hubo unos cuantos desarrollos excepcionales que se quedaron abandonados en manos de nadie, es una pena. Lo importante que las iniciativas tengan raspado de la dirección y de la unidad comercial y marketing. ¿qué opinas?

  9. @jorge Por supuesto que es necesario ese respaldo. Por eso mi planteamiento es que los proyectos presentados sean votados y sólo 1 sea llevado adelante. En esa votación entrarán los criterios de interés de las partes y de salidas al mercado. Pero antes cada responsable de departamento también tendrá que ir orientando a los equipos para ayudarles a que su propuesta sea la mejor.

    Respecto a desarrollos abandonados, eso pasa muchas veces (mira tu el vista que dicen que lo abandonan 😉 ). Volviendo a lo serio yo no conozco ningún desarrollo tuyo que haya quedado en manos de nadie. Cosa distinta es que un producto interesante logre encajar en un modelo comercial y salir al mercado, pero intentarse se sigue intentando.

  10. Hola a todos.

    En principio, creo que hay que tener muy claro el objetivo. La transmisión de la información adecuada sobre lo que realmente uno quiere hacer. Tu comentas que al margen de la “organización de trabajo”, que es algo ajustada, existen dos problemas fundamentales: la motivación (¿mejor desmotivación y enfrentamos la situación?) y la innovación (¿mejor la ausencia de la misma o la desaparación de ella?). Esto, aunque suene a tonteria, es vital.

    No sé cúal sería la aportación práctica, en forma de nuevo proyecto o desarrollo,etc. Eso depende de cada empresa. Lo que es común a todas es la decisión de llevar a cabo un espíritu de motivación y de proporcionar las herramientas claves para actuar sobre la innovación.

    En el primer aspecto, como en casi todo, es imprescindible la implicación de toda la estructura de la organización. La motivación no es sólamente económica y aquí no es sólamente de “un nuevo proyecto” o una “nueva responisabilidad” o simplemente “sentirte dentro de la idea y desarrollo del proyecto”. En mi opinión, es necesario que sea un acto natural y entendible en el espíritu de la organización. La recomendación que yo doy en los últimos tiempos es que la implicación sea total sobre el proyecto, incluida una participación en su valor económico. Ya sé que es muy dificil, pero la ilusión se transmite con el tiempo, no en un instante. Los cambios profundos requieren una revisión importante.

    Respecto a la innovación, el escenario es brutalmente diferente al de hace años. Hoy no innova el que se “encierra” en un nuevo tema. Se innova desde la mezcla, desde la apertura, desde el trabajo abierto (cuando es abierto es profundamente abierto) y desde el concepto de intercambio y colaboración. La innovación parte del total de la empresa, desde el mayor directivo colaborando en equipo con los directivos medios, los jefes de proyecto, los consultores e incluso con personal de nivel adminsitrativo. La innovación se consigue como elemento de sentimiento de la empresa, del grupo. Está en la raíz y se “practica”.

    Por ello, hoy ya no es posible grupos “cerrados” “automotivados” por su cuenta. Al mínimo impacto con la realidad: empresa normal, pasan a “ritmo normal”. Que ya es. Hoy día innovar implica un espíritu global, que no una norma global. Y si se medio consigue, date por hipersatisfecho.

    Hace unos dias oía a un amigo que me insistía en la política hacia la innovación de la empresa. Sin embargo me indicaba que, al mismo tiempo, el CEO había decidido aplicar una drástica política de recorte de gastos administrativos y corrientes. Viajar en horarios leoninos o desplazarte en metro desde Heathrow, en vez de coger el taxi tradicional o la linea aerea de siempre, eran motivos suficientes para “mandar al carajo”, la politica de innovación. De sus palabras: ” ¡Que innove él, no te j…”. La vida es sencilla, de veras…;))

    Menudo rollo, espero que sirva para algo y gracias por tu piropo!. Tan solo soy un simple “dinamizador”….;)

  11. @Dioni Muchas Gracias. Aún estoy “procesando” el impacto de encontrarte por aquí. Como era de esperar son muy acertados e ilustrativos tus comentarios. Tienes razón que para enfrentarte a un problema lo mejor es llamarlo por su nombre, sólo pretendía ser “positivo” que siempre me critican por “negativo”.

    Efectivamente es necesario implicar a toda la empresa en esta aventura de “reconstruirnos” en eso llevo ya tiempo, pero a pesar de lo “visionario” de tus últimos comentarios, yo veo más complicado implicar a los que realmente tiene que hacer el trabajo, los de abajo.

    Estos días me volvía loco leyendo la entrada de la noche antes en Externalidades ya me imagino que me lloverán las críticas, no me ha gustado que se pasen al noche, me ha encantado el espíritu de equipo, de innovación, de ideas. ¡Yo quiero estar ahí!! Como no puede ser, quiero conseguir implicar a mi equipo de esa forma, sin los excesos claro, aunque no se si son evitables. Llevo mucho tiempo oyendo que “siempre es lo mismo”, “esto no cambia”, etc. Espero que el cambio que es proponer un plan de mejora “concreto” levante a uno pocos, el resto tendrán que venir poco a poco…..

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