Proyectos en Línea: Zoho Projects

Hace unos días comentaba mis primeras experiencias con Saiku pero la verdad es que desistí pronto.  No acababa de encontrarme a gusto, me faltaban funciones de colaboración que necesitaba. Pero a juzgar por el interés del equipo que hay detrás y que no tardaron nada en comentar mi entrada estoy seguro que será una de las aplicaciones a tener en cuenta.

Y lo dejé por otra aplicación Zoho Projects. La conocía de hace un tiempo pero a sido ahora cuando la he probado en serio, con un proyecto (pequeño) entre manos. Y a la primera me he enganchado. Y lo he hecho al encontrar a la primera aquello que andaba buscando, y que no encontraba ni en el MS-Project: una herramienta en la que poder integrar tanto las tareas como los documentos y las discusiones. Y todo eso está ahí, a la primera. La verdad es que cada rato que estoy con esta herramienta más sorpresas agradables me llevo.

Dejemos claro que esto es una herramienta de gestión de proyectos y que como tal no te hará el proyecto, ni lo simplificará. Pero la verdad es que con ella tu trabajo es más agradable y te permite incorporar en un único sitio todo lo necesario de un proyecto, para poder compartir y colaborar en linea con el resto de miembros del equipo.

Lo primero que hacemos es registrarnos ya que hay una versión gratuita para un único proyecto (justo lo que necesito) y crear un proyecto no tiene misterios:

Creamos un Proyecto
Creamos un Proyecto

No pretendo presentar el producto de una forma completa ni estructurada. Yo no lo estoy evaluando, lo estoy usando y quiero contaros las cosas que más me han gustado y sorprendido.

Nada más entrar en el proyecto nos encontramos con la pantalla de seguimiento y acceso a todas las opciones. Al poco de cumplimentar información tendréis algo de este estilo:

Cuadro de Mando de un proyecto
Cuadro de Mando de un proyecto

Y ahí está ya todo. Podéis ver el rápido acceso a Documentos, Tareas, Foros. Lo tengo en ingles aunque está también en español, pero la traducción no siendo mala no acaba de encajar en las pestañas y etiquetas dificultando algunas acciones.

Pantalla de Documentos del Proyecto
Pantalla de Documentos del Proyecto

Los documentos pueden ser de cualquier tipo y las imágenes se pueden previsualizar. Tenemos una estructura de carpetas para organizar la información, aunque es de un solo nivel. Esto puede ser una limitación pero no se nota ya que todos los documentos tienes un campo para incluir etiquetas/tags de forma que puedo tener toda mi información organizada como estoy acostumbrado en la actualidad: etiquetando y buscando en vez de archivando. Incluso está la famosa Nube de Etiquetas, aunque no a primera vista.

Añadimos un Documento
Añadimos un Documento

Aquí ya se ve una de las características implementada por todos lados, las notificaciones de cambios. Estas son bien por email como se ve aquí o por RSS, pero la verdad es que es complicado que alguien no sea informado de los cambios registrados en el sistema: Visibilidad a tope.

En los foros podemos abrir tantas lineas de colaboración e intercambio de ideas como queramos. Contamos con lo esperado en este aspecto, y muy bien integrado. Podemos incorporar adjuntos en cualquier comentario, podemos usar las típicas etiquetas <i>,<b> e incluso <iframes> y demás para incluir vídeos de Youtube. Aunque el editor en este aspecto no ayuda al no tener ninguna botonera con las opciones, o al menos yo no la he encontrado aún.  Para mi llegados aquí me parece ya excelente.

Los foros del Proyecto
Los foros del Proyecto

Pero aún falta lo mejor Las Tareas. Si hablamos de proyectos lo que no puede faltar son las tareas y aquí realmente es donde el sistema ha terminado de engancharme. No estamos frente a un gestor “To-Do’s”, sino frente a un sistema de gestión de tareas bien organizado. Tenemos Listas de Tareas y tenemos Hitos a cumplir. En en base a todo esto podemos ir desgranando y desmenuzando nuestro proyecto. Y esto es lo que buscaba yo, un sistema con una estructura rica de cara a desmontar y organizar el proyecto.

Las Tareas del Proyecto
Las Tareas del Proyecto

Pero lo más importante está en las posibilidades de cara tarea. Ya al crearla podemos ver todo lo que se esconde aquí:

Creando una tarea
Creando una tarea

Vemos que tenemos una amplia variedad de atributos que realmente están asociados al control de tareas real: prioridad, % de realización, fechas de inicio. ¿Pero donde se describe la tarea? Hasta aquí tendríamos lo que una herramienta seria de proyectos ofrece pero una vez está creada la tarea podemos, utilizando, el conjunto de iconos que aparecen alrededor de ella hace cosas muy interesantes: podemos ampliar el paner de notas y llevarnos la sorpresa importante:

Las notas, documentos y foros de una tarea
Las notas, documentos y foros de una tarea

Si, podemos enlazar no solo notas que vayamos incluyendo sino documentos y foros. De esta forma se cierra la herramienta. Esto es lo que más me ha gustado. Ni en MS-Project lo he encontrado tan fácil o sencillo. Aquí en dos clicks tienes una tarea ligada a los documentos que necesita. Y esta relación no es un adjunto a la tarea que es el error en muchas aplicaciones ya que obliga a repetir o fuerza una organización falsa de tareas, no aquí es una referencia viva a un documentos del archivo de documentos del proyecto con lo que todas las tareas que tengan que compartir documento pueden hacerlo sin repetirse ni desfasarse.

Lo mismo ocurre con foros. Para mi esta característica de poder documentar y discutir las tareas de una forma integral, junto con el acabado que han realizado, que utiliza al máximo las tecnologías Ajax y web 2.0 para mostrarnos en pantalla rápidamente todo hacen de este mi ideal actual de herramienta de proyectos. Con tan solo pasar el ratón por algunos iconos estos muestran información, sin necesidad de clicks.

leyenda de notas de una tarea
leyenda de notas de una tarea

Pero además las tareas no solo se organizan en listas, podemos incorporar relaciones entre tareas y verlas con un sólo click.

Tareas Enlazadas
Tareas Enlazadas

Para cumplimentar esta información tenemos una pantalla especifica pero es este aspecto si he de decir que aún no hay la riqueza ni potencia  de las herramientas como MS-Project. Aquí difícilmente podemos planear un proyecto serio con relaciones. Solo tenemos, que yo haya visto, relación Fin->Inicio. Y un rudimentario Gantt y un informe de consecución.

Diagrama Gantt del Proyecto
Diagrama Gantt del Proyecto
Listado de Tareas
Listado de Tareas

Pero si he de ser sincero, ni me esperaba encontrarme esto, ni lo necesito para mi proyecto. Para muchos si puede ser una carencia importante.

A las tareas podemos además incorporar citas o reuniones, aunque esto no lo he trabajado mucho.

Planificando una Reunión
Planificando una Reunión

Y con todo ello se arma un esperado Calendario:

Calendario del proyecto
Calendario del proyecto

Pero no acaba aquí la cosa, la última sopresa están en que incorpora un interesantisimo gestor de tiempos para el proyecto.

Planilla de tiempos
Planilla de tiempos

En él podemos ir indicando la cantidad de horas que invertimos en cada tarea, pudiendo marcarlas como facturables e incluir una anotación. Podemos incluso generar la factura automáticamente a través de Zoho Invoice.

Incorporamos una minuta
Incorporamos una minuta

Pero para acabar de rizar el rizo, nos encontramos que desde la pantalla de tareas o desde la pantalla de entrada que veremos a continuación, al pasar por una tarea que tenemos asignada entre los iconos aparece un reloj verde imagen25 que pulsándolo inicia un cronometro para esa tarea de forma que podemos usar Zoho Projects como nuestra herramienta de gestión de minutas en tiempo real. Algo que es en si mismo el objetivo de muchísimas herramientas online, el único objetivo de muchas. Como digo cada icono nuevo que pulso es una sorpresa.

Para terminar, todo esto que hemos visto es para un proyecto, como miembro del sistema tengo una pantalla de bienvenida en al que me resume mi calendario, y las tareas que tengo asignadas así como referencias a los últimos cambios que han sido introducidos en el proyecto. Desde aquí puedo, como decía, registrar minutas, cambios en las tareas, etc. Muy cómodo.

Mi pantalla
Mi pantalla

Hasta aquí lo que he podido probar de la herramienta. Lo mejor que puedo decir es que os la recomiendo. Si no es un impedimento lo limitado de la gestión del plan y las relaciones entre tareas, esta herramienta tiene funciones que son un interesante salto adelante en este aspecto de la gestión en linea y colaborativa de un proyecto. Y eso que aún no he probado todo. Si hay más sorpresas aquí os lo contaré.

A mi me quedó una espina y es la falta de una Wiki. Zoko tiene una, de hecho Zoho tiene de todo, pero no la tiene integrada con Projects. Para asustar un poco aquí os dejo una imagen con todo lo que podéis encontrar en linea con Zoho:

El Catálogo de Zoho
El Catálogo de Zoho

18 comentarios en “Proyectos en Línea: Zoho Projects

  1. Una característica muy importante y que he pasado por alto mencionar es que todo el entorno de gestión de documentos gestiona y almacena las versiones de los documentos de forma que tienes un histórico de cambios o para ser exactos de versiones de cada documento. Muy útil para coordinar el equipo.

  2. Hola,
    he estado buscando últimamente herramientas online para gestión de proyectos, y entre ellas he probado saiku y zoho projects. También estoy francamente sorprendida, pero hecho en falta (por rizar el rizo) que las horas imputadas en el gestor de tiempos actualicen automáticamente el % de avance de la tarea.
    Luis, zoho project tiene un perfil distinto para ‘clientes’ de tal forma que puedes filtrar el acceso a determinada información.
    Desde hace una semana estoy usando zoho projects para los proyectos internos, así que ya os contaré mis impresiones.

  3. @jezis Si, había visto algo con de los ‘clientes’ pero como no le he dado acceso a los míos… Probaré a crear un usuario y entrar.

    Lo del automáticamente actualizar el % de avance tiene su peligro…. No todas las horas son igualmente productivas.

    Espero tus impresiones con más tiempo de uso. Yo también iré comentando si hay algo interesante.

  4. Gracias Luis, No había tenido tiempo de leérmelo con calma. DEfinitivamente tiene buena pinta.
    Sólo una duda. Hay alguna manera de protegerlo?. Uso de contraseñas aunque sea con una opción premium de pago.
    Difícilmente puedo usarlo en clientes, si no les garantizo la confidencialidad. En fin, depende del proyecto, pero es complicado.

    En fin, excelente tu análisis. YA os contaré mi experiencia.

    Saludos

  5. @Odilas Si, claro que si. Todo es privado. El administrador crea/invita los usuarios y estos al registrase deben dar un usuario y contraseña. Hay varios tipos de miembros del equipo y luego están los de cliente. Aunque no he logrado aún aclararme si hay diferencias de permisos dentro. Pero como digo la información solo está accesible a los usuarios invitados por el administrador, o sea tú.

  6. Las limitaciones que le encuentro es para el control y visualización vía Gantt e Histograma de recursos que sean comunes a varios proyectos.
    Así como características de presupuesto que permitan guardar una línea base, comparar plan-ejecución y generar indicadores como desviaciones, costo actual, costo al finalizar, o incluso valor ganado.

  7. @Bartolome efectivamente en esos aspectos deja mucho que desear, ya lo indicaba en mi valoración, pero para muchos pequeños proyectos esos aspectos no son necesarios, yo estoy llevando un proyecto, el que genero el analisis, desde entonces y estoy contento. Hay infinidad de aspectos a mejorar pero es una herramienta útil. En este tiempo ha pasado a v2 e incorporado wiki, y un dashboard con el de microbloging. Para proyectos amateur dispersos creo que es una buena solución. Pero tienes razón en lo que dices.

    Gracias

  8. Hola Luis, acabo de enterarme de esta herramienta, pero la duda que tengo es que la version gratuita solo permite gestionar un solo proyecto y su capacidad de almacenamiento es muy limitada, lo cual no lo haría (Bajo mi perspectiva) muy práctico en su versión gratuita

    Podrias confirmarme si es asi???

    Muchas gracias

    1. Efectivamente la versión gratuita tiene bastantes limitaciones, en especial la limitación a un proyecto. Existen alternativas mas flexibles pero la verdad el sector están muy orientado a profesionales y todos nos piden un buen pico si quieres libraste de ellas.

      En cuanto a espacio, con opciones como dropbox y otros entiendo que puedes dejarlo estar hay otras cosas como el control de tiempo o la wiki que dicen que no están disponibles en la gratis. No obstante yo todo eso si lo tengo disponible desde siempre !!

      A mi me sirve así, he separado los proyectos por tasklist dentro de un mismo proyecto. Si solo manejas un cliente cuela, si tienes mas clientes y quieres que entre en zoho ya no se podrá con la cree.

    1. Hola Rey,

      Gracias por tu referencia y por ese artículo técnico sobre Zoho, no obstante es una referencia que se aleja del contexto de este blog, mi análisis está orientado al usuario de una herramienta de gestión de proyectos, no aún programador en Java.

      Gracias empeñó cualquier caso.

  9. Hola! nos estamos planteando usar Zoho como gestor de proyectos de nuestra empresa, y quisiera saber si después de 3 años desde que escribiste el post, todavía lo utilizas o has encontrado otra herramienta mejor. Nosotros llevamos un tiempo buscando, pero todavía no hemos dado con la herramienta ideal para gestionar nuestros proyectos, aunque Zoho es la que está mejor posicionada.

    Gracias!
    Marta

    1. Hola Marta,

      Pues sí, la sigo usando casi a diario. Pero lo mejor es que la probéis vosotros en vuestro entorno, yo no estoy siendo muy exigente de un tiempo a esta parte.

      Aunque uno de los puntos fuertes de Zoho es su completo ecosistema de soluciones para la empresa, puede que en el aspecto de proyectos haya otras soluciones mejores o más novedosas. Son multitud las aplicaciones que han ido apareciendo dentro del concepto de colaboración y gestión de tareas, que al fin y al cabo es los que nos dará Zoho, como Teambox, etc.

      Yo por ahora sigo fiel a Zoho, han ido añadiendo constantemente funcionalidades nuevas (para las cuentas de pago) así que es un producto vivo.

  10. Hola! en primer lugar gracias por el extenso comentario acerca de Zoho. Nos estamos planteando el uso de Zoho para la gestión de proyectos en nuestra empresa, llevamos un tiempo buscando pero por el momento no hemos encontrado la herramienta ideal, aunque Zoho es la mejor posicionada por ahora. Como ya hace más de 3 años de tu post, te quería preguntar si sigues utilitzando Zoho para la gestión de proyectos o has encontrado alguna otra herramienta más útil? gracias!

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