Hace unos días comentaba mis primeras experiencias con Saiku pero la verdad es que desistí pronto.  No acababa de encontrarme a gusto, me faltaban funciones de colaboración que necesitaba. Pero a juzgar por el interés del equipo que hay detrás y que no tardaron nada en comentar mi entrada estoy seguro que será una de las aplicaciones a tener en cuenta.

Y lo dejé por otra aplicación Zoho Projects. La conocía de hace un tiempo pero a sido ahora cuando la he probado en serio, con un proyecto (pequeño) entre manos. Y a la primera me he enganchado. Y lo he hecho al encontrar a la primera aquello que andaba buscando, y que no encontraba ni en el MS-Project: una herramienta en la que poder integrar tanto las tareas como los documentos y las discusiones. Y todo eso está ahí, a la primera. La verdad es que cada rato que estoy con esta herramienta más sorpresas agradables me llevo.

Dejemos claro que esto es una herramienta de gestión de proyectos y que como tal no te hará el proyecto, ni lo simplificará. Pero la verdad es que con ella tu trabajo es más agradable y te permite incorporar en un único sitio todo lo necesario de un proyecto, para poder compartir y colaborar en linea con el resto de miembros del equipo.

Lo primero que hacemos es registrarnos ya que hay una versión gratuita para un único proyecto (justo lo que necesito) y crear un proyecto no tiene misterios:

No pretendo presentar el producto de una forma completa ni estructurada. Yo no lo estoy evaluando, lo estoy usando y quiero contaros las cosas que más me han gustado y sorprendido.

Nada más entrar en el proyecto nos encontramos con la pantalla de seguimiento y acceso a todas las opciones. Al poco de cumplimentar información tendréis algo de este estilo:

Y ahí está ya todo. Podéis ver el rápido acceso a Documentos, Tareas, Foros. Lo tengo en ingles aunque está también en español, pero la traducción no siendo mala no acaba de encajar en las pestañas y etiquetas dificultando algunas acciones.

Los documentos pueden ser de cualquier tipo y las imágenes se pueden previsualizar. Tenemos una estructura de carpetas para organizar la información, aunque es de un solo nivel. Esto puede ser una limitación pero no se nota ya que todos los documentos tienes un campo para incluir etiquetas/tags de forma que puedo tener toda mi información organizada como estoy acostumbrado en la actualidad: etiquetando y buscando en vez de archivando. Incluso está la famosa Nube de Etiquetas, aunque no a primera vista.

Aquí ya se ve una de las características implementada por todos lados, las notificaciones de cambios. Estas son bien por email como se ve aquí o por RSS, pero la verdad es que es complicado que alguien no sea informado de los cambios registrados en el sistema: Visibilidad a tope.

En los foros podemos abrir tantas lineas de colaboración e intercambio de ideas como queramos. Contamos con lo esperado en este aspecto, y muy bien integrado. Podemos incorporar adjuntos en cualquier comentario, podemos usar las típicas etiquetas <i>,<b> e incluso <iframes> y demás para incluir vídeos de Youtube. Aunque el editor en este aspecto no ayuda al no tener ninguna botonera con las opciones, o al menos yo no la he encontrado aún.  Para mi llegados aquí me parece ya excelente.

Pero aún falta lo mejor Las Tareas. Si hablamos de proyectos lo que no puede faltar son las tareas y aquí realmente es donde el sistema ha terminado de engancharme. No estamos frente a un gestor «To-Do’s», sino frente a un sistema de gestión de tareas bien organizado. Tenemos Listas de Tareas y tenemos Hitos a cumplir. En en base a todo esto podemos ir desgranando y desmenuzando nuestro proyecto. Y esto es lo que buscaba yo, un sistema con una estructura rica de cara a desmontar y organizar el proyecto.

Pero lo más importante está en las posibilidades de cara tarea. Ya al crearla podemos ver todo lo que se esconde aquí:

Vemos que tenemos una amplia variedad de atributos que realmente están asociados al control de tareas real: prioridad, % de realización, fechas de inicio. ¿Pero donde se describe la tarea? Hasta aquí tendríamos lo que una herramienta seria de proyectos ofrece pero una vez está creada la tarea podemos, utilizando, el conjunto de iconos que aparecen alrededor de ella hace cosas muy interesantes: podemos ampliar el paner de notas y llevarnos la sorpresa importante:

Si, podemos enlazar no solo notas que vayamos incluyendo sino documentos y foros. De esta forma se cierra la herramienta. Esto es lo que más me ha gustado. Ni en MS-Project lo he encontrado tan fácil o sencillo. Aquí en dos clicks tienes una tarea ligada a los documentos que necesita. Y esta relación no es un adjunto a la tarea que es el error en muchas aplicaciones ya que obliga a repetir o fuerza una organización falsa de tareas, no aquí es una referencia viva a un documentos del archivo de documentos del proyecto con lo que todas las tareas que tengan que compartir documento pueden hacerlo sin repetirse ni desfasarse.

Lo mismo ocurre con foros. Para mi esta característica de poder documentar y discutir las tareas de una forma integral, junto con el acabado que han realizado, que utiliza al máximo las tecnologías Ajax y web 2.0 para mostrarnos en pantalla rápidamente todo hacen de este mi ideal actual de herramienta de proyectos. Con tan solo pasar el ratón por algunos iconos estos muestran información, sin necesidad de clicks.

Pero además las tareas no solo se organizan en listas, podemos incorporar relaciones entre tareas y verlas con un sólo click.

Para cumplimentar esta información tenemos una pantalla especifica pero es este aspecto si he de decir que aún no hay la riqueza ni potencia  de las herramientas como MS-Project. Aquí difícilmente podemos planear un proyecto serio con relaciones. Solo tenemos, que yo haya visto, relación Fin->Inicio. Y un rudimentario Gantt y un informe de consecución.

Pero si he de ser sincero, ni me esperaba encontrarme esto, ni lo necesito para mi proyecto. Para muchos si puede ser una carencia importante.

A las tareas podemos además incorporar citas o reuniones, aunque esto no lo he trabajado mucho.

Y con todo ello se arma un esperado Calendario:

Pero no acaba aquí la cosa, la última sopresa están en que incorpora un interesantisimo gestor de tiempos para el proyecto.

En él podemos ir indicando la cantidad de horas que invertimos en cada tarea, pudiendo marcarlas como facturables e incluir una anotación. Podemos incluso generar la factura automáticamente a través de Zoho Invoice.

Pero para acabar de rizar el rizo, nos encontramos que desde la pantalla de tareas o desde la pantalla de entrada que veremos a continuación, al pasar por una tarea que tenemos asignada entre los iconos aparece un reloj verde que pulsándolo inicia un cronometro para esa tarea de forma que podemos usar Zoho Projects como nuestra herramienta de gestión de minutas en tiempo real. Algo que es en si mismo el objetivo de muchísimas herramientas online, el único objetivo de muchas. Como digo cada icono nuevo que pulso es una sorpresa.

Para terminar, todo esto que hemos visto es para un proyecto, como miembro del sistema tengo una pantalla de bienvenida en al que me resume mi calendario, y las tareas que tengo asignadas así como referencias a los últimos cambios que han sido introducidos en el proyecto. Desde aquí puedo, como decía, registrar minutas, cambios en las tareas, etc. Muy cómodo.

Hasta aquí lo que he podido probar de la herramienta. Lo mejor que puedo decir es que os la recomiendo. Si no es un impedimento lo limitado de la gestión del plan y las relaciones entre tareas, esta herramienta tiene funciones que son un interesante salto adelante en este aspecto de la gestión en linea y colaborativa de un proyecto. Y eso que aún no he probado todo. Si hay más sorpresas aquí os lo contaré.

A mi me quedó una espina y es la falta de una Wiki. Zoko tiene una, de hecho Zoho tiene de todo, pero no la tiene integrada con Projects. Para asustar un poco aquí os dejo una imagen con todo lo que podéis encontrar en linea con Zoho: