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Todo lo que hagas, diséñalo

Tip #3: Design everything you do

During my first internship out of college, Stella Lai gave me this tip and it has been the best professional advice I ever received. Try to practice this tip as literally as possible. The obvious areas are how you dress and how your house/apartment/room is organized. I would suggest not stopping there. Your emails should be written/composed clearly and beautifully. Your conversations with individuals should be designed through how you listen, how you maintain eye contact, how you respond (both spoken and unspoken). Everything you do should have a reason, no matter how small. Design requires constant practice, this is a great way to keep growing.

Vía Random Dude del curso de HackingDesign

La pasión por los detalles y darle la justa importancia a cada acción pueden marcar una diferencia

Rentabilizando proyectos pequeños

Con los tiempos que corren, andamos todos revisando hasta el último “ángulo” de nuestros negocios. Hay empresas que venden productos “enlatados” o “paquetizados”, muchos y todos iguales, que en estos tiempos de crisis ven reducido su volumen de ventas. Y hay otras que han basado su modelo de negocio en dar mucho “valor añadido” al producto, vendes menos pero a un precio mayor. Y estas en estos tiempos lo que sufren es una presión en precios y una falta de proyectos, que al ser numéricamente menores tienen un impacto grande en el volumen de facturación.

Se que estoy simplificando, solo trato de poner en contexto la necesidad que tienen los modelos de negocio de este ultimo tipo de buscar la forma de rentabilizar proyectos más pequeños de lo que venían acostumbrados a hacer; proyectos que normalmente ni se plantearían hacer. No es fácil, ¿Qué dejas de hacer? ¿Cuánto margen puedes asumir perder? ¿Cómo puedes “simplificar” tu producto y seguir diferenciándote de los “enlatados”? Todos conocemos la disyuntiva que tiene un cliente que quiere hacerse una Web y no entiendo como pueden pedirle unos 300€ y otros 30.000€, y por más que trata de aclararse no acaba de comprender el alcance real de la diferencia. Y la cuestión estriba en como bajamos esos 30.000€ a 3.000€ sin dejarnos en el proceso la esencia de nuestra firma.

Pues me encuentro en Smashing Magazine, un interesante artículo en el que un estudio se ha enfrentado a este problema y que métodos ha utilizado para enfrentarse a este tipo de proyectos “downsized”.

Choose a Framework

Lo primero que todos haríamos es el “Chosse a Framework”, es decir selecciona una herramientas base o elementos ya construidos y orienta tu trabajo a enlazar y completar esos módulos. Si hablamos de proyectos web es facil entender que nos referimos a Plantillas WordPress base, o de Drupal, una selección de librería JS, etc. Pero no todo es así, ni todo es web.

En un caso más general tendremos que reflexionar sobre qué es lo que producimos a los clientes y como podemos modularizarlo para reducir costes  y tiempo sin perder la calidad necesaria. Sea un estudio de mercado, sea un desarrollo de software de gestión, o un proyecto de imagen corporativa. Pero con cuidado de no acabar cayendo en un producto enlatado; enlatamos módulos o entregables pero el resultado de juntarlos conserva nuestro valor añadido.

Es mas fácil decirlo que hacerlo claro.

Presenta bien tu oferta

Lo siguiente que hay que cuidar cuando vas a por un proyecto en el que las limitaciones de tiempo y presupuesto son grandes es conseguir explicarle al cliente qué es lo que recibirá y no defraudarle. En un proyecto grande hay varias fases, y el ajuste de expectativas se puede ir afinando, cuando vas casi a un solo ciclo productivo tiene que conseguir que cliente tenga claro qué tendrá y qué no y cómo será su resultado.

Show Websites With Similar Budgets

This is one of the best ways to give clients a good idea of what their website will be. I’ve found that this method, more than any other, is the best way to prevent trouble down the road

Una forma de hacerlo es enseñarle productos similares, proyectos que hayamos hecho para otros clientes o prototipos de demostración prefabricados que ilustren claramente qué tendrá y sobre los que poder hablar con el cliente.

Lo mejor es complementar eso con un contrato bien construido que no deje cabos sueltos.

Se eficiente

Si estamos muy limitados en presupuesto hay que buscar ser eficiente y trabajar bien en todas las fases, no podemos perder el tiempo y eso debe ser una tarea de las dos partes: nosotros y el cliente. Hay que hacer entender al cliente que tienen trabajo que hacer y que deben comprometerse con él para poder mantener el presupuesto contenido.

Esto no es tan fácil; no es fácil que los clientes tengan claro el contenido que quieren en una web, o el alcance de la funcionalidad de sus procesos de gestión, o la extensión y target de clientes en ese comercial. Pero hay que hacerles entenderlo, por escrito en el contrato si hace falta, hay que establecer unas claras reglas de juego.

Charge for Missed Meetings

Ever since we started stating this clearly in the contract, do you know how many meetings our clients have missed? A grand total of zero! Over the course of six months, not a single person has missed a meeting. No more headaches, no more lost time. To top it off, our clients are even happier now because we’re not hassling them for having missed meetings. All we had to do was put a fee in the contract. It doesn’t have to be much: we charge $50 for the first missed meeting, and $100 for every one thereafter.

Este es uno de los ejemplos más típicos de falta de compromiso y a la vez la mejor forma de que los clientes se tomen en serio el proyecto.

Resumiendo

Si logramos modularizar nuestro producto o servicio, si ajustamos bien las expectativas del cliente y aumentamos la eficiencia podremos lograr ser rentables en proyectos pequeños que cada vez van a ser más numerosos.

Sin embargo, una vez completada esta reflexión te das cuenta que estos pasos son exactamente los mismos que tenías como objetivo en los proyectos grandes, no son exclusivos de proyectos pequeños pero los grandes presupuestos y las exigencias de adaptación que los clientes ponen cuando hay “esos” presupuestos hacen que pierdas el carril de la eficiencia en pos de la “satisfacción” del cliente….

¿Cómo acometéis vosotros estos proyectos? ¿Lo hacéis de forma diferente?

La importancia del trabajo “bien” acabado

photo by Svilen Milev

Hace ya casi dos años que comenté sobre el sentido de la urgencia en el equipo, ahora rescato una cita de la segunda parte del artículo de Manolo Álvarez:

Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea “presentada” de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté “hecha” y que nadie sepa qué el proceso ha concluido.

Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada compromiso de entrega….

Manolo Álvarez.

De donde recalco dos ideas: las tareas se tienen que acabar bien, y hay que comprometerse e informar del trabajo terminado, a la hora exacta.

La primera es la que más me interesa señalar que se cumple cada vez menos. Cada vez los detalles que van perdiendo. Ya no se documenta como debiera, no se completan los procesos, no se crear herramientas de administración del producto ni se publican guías de uso. Esto es más que frecuente para el consumo interno de las empresas. Para con los clientes aún se hace algo pero…

¿Cómo lograr cambiar la tendencia?

Delivering on Never

No voy a descubrir a nadie a Seth Godin ni sus numerosos libros y si no fuera feo no me cansaría de  reproducir sus entradas, pero está en particular me ha gustado, es toda una filosofía, una filosofía de vida y de calidad de servicio… La filosofía del “Nunca”:

I will never miss a deadline

I will never leave a typo

I will never fail to warn you about a possible pitfall

I will never charge you more than the competition

I will never violate a confidence

I will never let you down

I will never be late for a meeting

There are lots of sorts of never you can deliver to a customer. You can’t deliver all of them, of course. Picking your never and sticking with it is a fabulous way to position yourself.

Delivering on Never – Seth Godin.

Y si, hay que tomarse en serio en qué estas dispuesto a fallar y en qué no, bajo ningún concepto. Eso te definirá.

El riesgo, los buenos y los otros

Dice Javier Regueira en su libro Game Over, que la satisfacción de nuestros clientes, vital para el éxito de nuestros proyectos, puede expresarse con la siguiente fórmula:

Satisfaccion= (Valor Aportado al cliente)/(Precio Pagado+Riesgo de la Compra)

Y aquí hay que llamar la atención sobre Riesgo de Compra. Javier nos habla de un proyecto nuevo pero no hace falta pensar en una nueva iniciativa empresarial para que el factor clave de la operación sea el Riego. Puedes ser una empresa con un largo recorrido y seguir teniendo en ese factor tu talón de Aquiles frente a opciones “de más prestigio”. Y es que es tan común que las empresas acaben apoyándose en proveedores porque son la opción segura… Especialmente segura para su posición. Son “esos” que deciden en función de que con esa elección aunque el proyecto no salga nadie le culpará a él los que acaban matando las iniciativas e innovaciones de los pequeños.

Y es que como también dice Javier:

“Si somos buenos o malos depende, en buena parte, de si lo son nuestros competidores más directos”

Y muchos lo somos, somos buenos, tenemos mejores ideas, pero en un marco cada vez más globalizado, con centrales corporativas fuera de España, la opción del proveedor grande, caro pero “seguro” pesa y mucho sobre los que nos dejamos el cayo innovando.

No hay que desfallecer, los pequeños ganaremos.

Leído: PresentationZen

Esta vez no he tardado tanto en terminar presentationZen de Garr Reynolds. Ha sido una lectura muy agradable con bastantes ejemplos e imagenes, aunque si me hubieran puesto el doble aún seguiría pidiendo más. El libro se centra en 2 objetivos principales. Por un lado trasmitirnos la convicción de que todos podemos hacer grandes presentaciones si nos lo proponemos y por otro que las presentaciones hay que hacerlas de otra forma a como se vienen haciendo en general.

En ambas cosas creo que Garr logra bastante sus objetivos. Hay que decir que lo expuesto no será nuevo para cualquiera que se haya interesado por el tema y haya buscado en Internet, puesto que los pilares en los que se apoya y se centra son ya lugares comunes de todos los blogs, sitios, newsletters y vídeos que sobre presentar bien inundan Internet (casi a la zaga de los de tener éxito en lo que sea ;) ). Pero están muy bien expuestos por Garr y siempre es interesante remitirse a una de las fuentes principales de cualquier área.

Para mi los principales consejos que extraigo son:

  • Empieza en papel, planifica.
  • Simplifica, menos es más.
  • Central el objetivo.
  • Utiliza fotos de calidad, cómpralas.
  • No escribas todo lo vas a decir. Son un apoyo.
  • Revisa y reduce una vez más.
  • El objetivo es compartir algo, no demostrar lo bueno que eres.

Yo hecho en falta más y más ejemplos. Claro que justo creo que para eso hay un libro también de Garr que complementa a este. Habrá que pensarselo.

Lo que si cuestiono es que todos estos métodos están muy bien para esas presentaciones importantes, largamente preparadas y que tratan sobre conceptos o cuestiones concretas. Yo no acabo de ver cómo aplicar esto en las típicas presentaciones de trabajo “de hoy para mañana”, en las que lo que hay que trasmitir son cifras, o trozos de código o pantallas o cosas así. A ver cómo vas a aplicar todo esto en esas situaciones?

Se puede, pero es difícil. Yo lo he hecho. Con algo de flexibilidad mezclas esas diapositivas que Garr destruiría pero tú sabes que tienes que presentar con un hilo conductor basado es estas prácticas (mejores prácticas). El resultado me suele satisfacer y a la audiencia también. Os recomiendo el libro si os interesa el asunto.

Calidad ¿De verdad?

Tengo enfrente un proyecto que ya lleva 2 años y en el que tengo que entrar y lograr “controlar”. Cada día veo decenas de correos  ir y venir en una vorágine de peticiones, reclamaciones y tareas que parecen no tener fin y sobretodo no acercarnos a un final. Sé que tengo que entrar desde hace tiempo y por ello han sido muchas las reflexiones que sobre ese concepto de calidad y satisfacción del cliente he tenido en la cabeza estos días.

Recuerdo claramente como de visceral lo decía Odilas hace unas semanas. Ciertamente todos sufrimos esa falta de calidad generalizada en nuestro día a día. Ya sean esos baches (¡socavones!) que hay en la carretera o calle que te lleva al trabajo, esa supuesta ubicuidad de las comunicaciones que se torna ridícula cuando realmente te hace falta, esos niveles de servicio de tal o cual proveedor que realmente llegado el caso no se cumplen  o todas esas piezas que te han cambiado en el coche o en la lavadora “buscando” el problema que no se resuelve.

Sin embargo seguimos persistiendo en una actitud de supuesta transigencia cero con los defectos y la falta de calidad, seguimos haciéndonos el hara-kiri, en la empresa cuando un cliente se te planta con una reclamación terminal, y la verdad no queriendo quitar importancia a hacer las cosas bien, uno tiene la sensación de que nos olvidamos de que somos personas, de que estos servicios en general los damos personas y no máquinas. Nos olvidamos que la perfección no existe y no siempre todo saldrá bien. Pienso que sería más humano centrarse en valorar los compromisos y las respuestas, la transparencia y dedicación en vez de esa supuesta perfección y obligación de cumplimiento de servicio.

Claro nos salimos de nuestras casillas cuando lo que te encuentras como respuesta son preguntas para distraer, vaguedades o directamente mentiras cuando reclamas. Yo me refiero a humanizar todas estas cuestiones, a entender que Telefónica, Orange o el mecánico del taller son al final humanos y tienen sus limitaciones. Pero eso solo puede ser posible si es por ambas partes, si el trato que recibimos ante las situaciones “inesperadas” fuera igualmente humano y sincero. Especialmente si no tuviéramos que pagarlo nosotros.

Esta sinceridad es precisamente la que rezuma en muchas de las ideas expuestas en Getting Real de 37signals del que próximamente hablaré. Es ese decir NO de entrada y luego ya veremos. Pero ¿Realmente puedo satisfacer a un cliente diciendo No? Si, ya se la teoría, ya se que muchas veces Menos es Más. Yo también creo en ello pero soy yo, no el cliente. Ya se que es mejor tener solo X operativo e integrado en sus actividades diarias que seguir batallando por tener XXX de golpe. De hecho sé que es la única forma de tener éxito en mi inminente “Olimpiada Proyectil”.

Empezar a decir que no, empezar a parar peticiones, favores y exigencias. Convencerles de que no, no todo tiene que estar a un click para todos, no todo tiene que salir del sistema y mucho menos hoy. Que es más importante que el sistema se estabilice y se tranquilice, se asimile por parte de los usuarios la forma de trabajar, aunque haya cosas que hacer por fuera. Que parece que uno ya solo usa excel como “soporte” para los resultados de una pulsacón de un botón, ¿Es que no saben ya que se puede juntar a mano la información de distintas fuentes y contruir un documento con eso que necesitan?

Pero claro, me reclamarán la calidad, la supuesta necesidad de cubrir sus necesidades… Va a ser complicado, sobretodo porque yo ya no creo en esas máximas ni en esas posturas tan estiradas. Sigo pensando en que hay que satisfacer al cliente,

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